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Die unterschätzten Gefahren von Dateitransfers

02.06.2021

Von Rene Karras

Es gibt mittlerweile unzählige Möglichkeiten Dateien mit anderen Parteien zu teilen. Wo man früher noch fälschlicherweise auf E-Mails als Kanal gesetzt hat, findet man heute eine Vielzahl oft kostenloser Anbieter, mit deren Hilfe jeder User selbst große Dateien innerhalb von Sekunden teilen kann. 

Doch in dieser Einfachheit liegen einige Fallstricke, denen Planungs- und Ingenieurbüros sowie Bauunternehmen und Bauherren zum Verhängnis werden können. 

Mangelnde Sicherheit bei Dritt-Anbietern 

Natürlich bieten Softwareplattformen hohe Sicherheitsstandards beim Versenden von Dateien, beispielsweise mittels Verschlüsselung. Doch kann selbst dieser Umstand nicht darüber hinwegtrösten, dass der Versand mittels Drittplattform immer auch bedeutet, zu versendende Dateien zwischenzeitlich auf deren Servern Platz finden. 

Die wenigsten Lösungen bieten richtige Peer-to-Peer Funktionalitäten, die es erlauben Dateien tatsächlich direkt an die oder den Empfänger zu übergeben. Stattdessen werden Daten beim Transfer über die Server der Anbieter an deren Endstation geleitet. In anderen Worten: Unternehmen übergeben wichtige Informationen zwischenzeitlich an fremde Firmen, bevor diese bei den eigentlichen Empfängern landen. 

Was zunächst trivial klingt kann verheerende Konsequenzen haben: Oft ist nicht bekannt, wo genau die Standorte ebenjener Server sind. Befinden sich diese in einem Drittland, so fallen die dort gespeicherten Daten auch in dessen Rechtsprechung. Diese könnte beispielsweise besagen, dass die öffentliche Hand oder gar Geheimdienste alle im Land ansässigen Informationen im Rahmen des Erhalts der nationalen Sicherheit abgreifen können. Dies ist einer der Hauptgründe, weshalb Regierungs- und Militärprojekte meist keine Dateitransfer über Drittplattformen erlauben können.  

Doch auch die Anfälligkeit ebenjener Server in Bezug auf Hackerangriffe ist ein wichtiges Thema. Jede unbekannte Anlaufstelle für Dateitransfers ist eine mögliche Schwachstelle und deshalb ein unnötiges Risiko. 

Mangelnde Transparenz und leidende Produktivität 

Unternehmen müssen in der Lage sein erfolgreiche Dateitransfers, inklusive deren Inhalte, transparent nachvollziehen zu können. Einfache Benachrichtigungen via E-Mail reichen hierzu nicht aus.  

Wenn ein Teammitglied eine Datei verschickt und in seinem Postfach eine Benachrichtigung erhält, ist es für die Kollegen und das gesamte Projektteam fast unmöglich den Vorgang im Nachhinein nachvollziehen zu können. Niemand weiß, welche Datei wann an wen verschickt wurde.  

Dieser Mangel an Transparenz kann schnell in Chaos umschlagen, Abgaben verzögern und das übrige Projektteam Stunden kosten. Die allgemeine Produktivität leidet, wenn es keine zentrale Anlaufstelle gibt, der man ebenjene Informationen entnehmen kann. 

Fehlende Belege zur Risikominimierung 

Noch anspruchsvoller und ebenso wichtig ist es Dateitransfers belegen zu können. Es reicht nicht, wenn ein Unternehmen seine Aufgaben korrekt und zeitnah erledigt und mit anderen Parteien teilt. Es muss sich auch gegen andere Parteien absichern können. 

Wenn ein Subunternehmen zum Beispiel einen kritischen Baumangel verursacht, weil dieses Arbeiten auf Basis veralteter Pläne vorgenommen hat, muss dies nicht unbedingt die Schuld der Planer sein. Womöglich haben Mitarbeiter des Subunternehmens die überarbeiten Pläne nicht an ihre ausführenden Kollegen weitergeleitet.  

Um teure Verfahren und Gerichtskosten zu vermeiden müssen Firmen alle Vorgänge zu jeder Zeit lückenlos dokumentieren können. Dies gilt vor allem für wichtige Dateitransfers kritischer Dokumente, Pläne und Modelle.  

Newforma Info Exchange als ideale Plattform 

Newforma Project Center enthält eine interne Dateitransferplattform namens Newforma Info Exchange. Diese ermöglicht es selbst sehr große Dateien direkt vom eigenen Server mit einer unbegrenzten Anzahl von Empfängern zu teilen.  

Dabei werden alle Transfers, inklusive deren Inhalte, Sender, Empfänger, Datum und Uhrzeit, vollständig und automatisch dokumentiert. Damit können nicht nur alle Projektbeteiligten nachvollziehen, welches Teammitglied welche Dokumente mit wem und wann geteilt hat. Es lassen sich auch alle Transfers lückenlos belegen. Ohne Ausnahme und ohne manuelles Zutun.