Um als Unternehmen in der Bauindustrie im Jahr 2022 weiter oder wieder erfolgreich wachsen zu können gilt es gewisse Flaschenhälse aus dem Weg zu schaffen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind das vor allem der schon seit längerem anhaltende Fachkräftemangel und hohe Personalkosten.
Beide Faktoren zusammen verhalten sich zum Teil relativ konträr: Einerseits benötigt man dringend gut ausgebildete Fachleute, um den hohen Bedarf und angefallene Arbeiten zu erledigen, gleichzeitig leidet die Profitabilität unter den hohen Kosten, die für jeden Angestellten anfallen.
Das Gute dabei ist, dass es einen einfachen Lösungsansatz gibt, der beide Fliegen mit einer Klappe schlägt: Eine deutliche Steigerung der Effizienz und Produktivität pro Mitarbeiter. Wenn eine Belegschaft von 60 Angestellten im Schnitt 10% schneller zum gleichen Ergebnis kommt kann man, theoretisch, in diesem Rechenbeispiel bis zu 6 Mitarbeiter ersetzen.
Natürlich handelt es ich hierbei nur um ein theoretisches Planbeispiel. Doch das Prinzip ist natürlich nicht neu.
Neu ist jedoch, dass es mittlerweile möglich ist Effizienzsteigerungen im zweistelligen Bereich durch die erfolgreiche Einbindung digitaler Systeme wie Newforma Project Center nicht nur möglich, sondern unabdingbar sind. Doch wie genau?
Zentralisiertes System: Viele Datei- und Dokumentenmanagement-Systeme machen es sich zur Aufgabe als zentralisierte Plattform den Zugriff auf Projektdateien zu vereinfachen. Und im Prinzip ist das genau der richtige Weg: Ein Ort an dem jede(r) Projektbeteiligte(r) alles findet, was zur produktiven Arbeit geeignet ist. Nicht in mehreren Ablageorten und Management-Systemen arbeiten zu müssen spart Zeit und Energie.
Das Prinzip von Newforma Project Center geht noch weiter: Anstatt einen geschlossenen Projektraum zu erschaffen, der durch vorgegebene Restriktionen vorhandene Prozesse zerstört und die Mitarbeiter zum Umdenken zwingt, erschafft Newforma Project Center eine virtuelle Umgebung, die sich über alle vorhandenen Dateispeicherorte legt und dem Benutzer über ein einziges Fenster Zugang zu allem gibt – jedoch nur virtuell, ohne die Notwendigkeit eines geschlossenen Systems oder der Migration von Daten.
Richtiges Email Management: Projektinformationen in Emails und Email-Anhängen gehören zu den wichtigsten im ganzen Projekt. Es gehört zum Standard höchst sensible und für das Projekt essentielle Informationen via Email zu teilen. Deshalb ist es extrem wichtig diese richtig und verlässlich abzulegen, damit sie auch schnell wieder gefunden werden können. Kombiniert mit der Tatsache, dass es mittlerweile nicht mehr unüblich ist pro Projekt über 100,000 Emails zu produzieren, resultiert dies in einer Situation mit extrem hohem administrativen Druck für Unternehmen. Zum Teil müssen Mitarbeiter Emails manuell umbenennen, kategorisieren und dann ablegen – auch bei sogenanten ‘modernen’ Projekträumen. Newforma Project Center setzt hier auf Automatisierung: Über ein Plug-in für Outlook können Emails direkt via Drag and Drop im richtigen Projekt abgelegt werden. Das System nimmt die Email, inklusive Anhang, automatisch auf, indexiert den kompletten Inhalt, selbst in einem Zip-Anhang, und speichert diese in einem internen Verzeichnis. Dieser Vorgang dauert nur 1-2 Sekunden und ermöglicht, dass das gesamte Projekt-Team jede Email über eine Keywordsuche finden kann. Newforma-Kunden, wie beispielsweise Bergmeister, sparen damit pro Email ca. 19 von 20 Sekunden Aufwand ein – und damit bis zu 30 Arbeitstage pro Jahr.
Automatisierte Auditierung von Vorgängen - Manuelles Arbeiten ist mittlerweile meist ein Nachteil. Zwar ist die individuelle Kontrolle von Systemen durch den menschlichen Mitarbeiter ein willkommenes Tool für die Qualitätssicherung, doch sind Automatisierungen die deutlich verlässlichere Wahl. So auch beim Festhalten digitaler Vorgänge im Projekt. Abgaben, Dateitransfers und simple Kommunikation werden zur späteren Nachverfolgung sehr oft noch manuell in MS Excel eingetragen, was einen extremen manuellen Aufwand bedeutet und das Risiko von menschlichen Fehlern birgt. Newforma Project Center’s vollumfängliche Auditierung zeichnet jede digitale Dateibewegung auf, schreibt diese nieder und macht diese dem ganzen Team zugänglich - ohne menschliches Zutun. Damit weiß jeder, genau welche Datei wann an wen geschickt wurde, ohne nachforschen zu müssen. Lückenlos und verlässlich. Dies spart Stunden über Stunden in der Nachverfolgung.
Suchen und finden in Sekunden – Die meiste Zeit verschwenden Mitarbeiter in der Bauindustrie im Schnitt mit der Suche nach Projektinformationen. Zwar bauen viele Unternehmen eine vorher definierte, stark granuläre Ordnerstruktur oder Ordnung auf, doch ist dies nicht nur mühsam, sondern wird oft bewusst oder unbewusst von den eigenen Mitarbeitern torpediert. Entweder werden Dateien, trotz Vorgabe, falsch abgelegt oder man wählt bewusst eine Abkürzung. Beides resultiert in erhöhtem Zeitaufwand, wenn ein Kollege ebenjene Datei sucht. Und oft wissen Projektbeteiligte überhaupt nicht, nach welcher Datei sie suchen, sondern nur welche Information sie benötigen.
Um dies gänzlich zu vermeiden geht Newforma Project Center den Weg eines echten Projektinformatiosnmanagement-Systems: Anstatt manuell auf Datei-Ebene eine Katalogisierung von Dateien zu benötigen, setzt es auf automatische Indexierung. Dabei werden Dateien und Dokumente vom System nach Ablage automatisch gescannt, die Informationen bis auf das letzte in einer Datei enthaltene Wort indexiert und festgehalten. Von diesem Moment an kann jede indexierte Information, ähnlich wie Webseiten im Netz, via Keywordsuche in Sekunden von jedem Projektbeteiligten gefunden werden – ganz ohne manuell eine ‘Ordnung aufrecht erhalten zu müssen. Automatisiert und zuverlässig.
Der Markt ist, trotz Pandemie, relativ leer gefegt. Neue Fachkräfte für die Industrie kann man nicht einfach aus dem Hut zaubern. Und selbst wenn, sind Mitarbeiter kostspielig und die Steigerung der Team-Effizienz sollte immer Vorrang haben.
Digitale System wie Newforma Project Center sind dafür bestens geeignet und können innerhalb von wenigen Wochen erfolgreich eingeführt werden.
