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Wenn das Qualitätsmanagement (fast) von selbst läuft

15.04.2021

Von Rene Karras

Qualitätsmanagement ist essentiell – und extrem unbeliebt

Gutes Qualitätsmanagement ist das Alpha und Omega für Unternehmen. Prozesse sorgfältig auszuarbeiten, einzuführen, zu überwachen und weiter zu optimieren ist essentiell für hochwertige Produkte und Dienstleistungen.

Vor allem in der der Baubranche gilt zudem ein sorgfältiges Datei- und Dokumentenmanagement, sowie die Kontrolle digitaler Kommunikation als weitere, wichtige Aspekte guten Qualitätsmanagements. Ohne einen reibungslosen Fluss an Informationen können Projekte nicht ordnungsgemäß und zeitnah realisiert werden. Zudem sollten Unternehmen festhalten und belegen können, welche Dokumente wann, an wen und in welchem Umfang gesendet wurden.

Und dennoch wird Qualitätsmanagement meist als unnötiges Vehikel überbordender Bürokratie betrachtet. Es verlangt Planern, Ingenieuren, IT-Experten und Projektmanagern viel manuelle, administrative Arbeit ab, die eigentlich lieber in kreative und produktive Aufgaben investiert wird.

In anderen Worten: Wer will schon Dokumente ablegen, wenn man spannende Projekte angehen kann? Ein Dilemma.

Unternehmen müssen sich daher die Frage stellen: wie kann man gutes Qualitätsmanagement attraktiv werden, ohne die Standards zu senken?

Manuelles Arbeiten passt nicht (mehr) in die moderne Welt

Während administrative Büroaufgaben früher noch einen hohen Anteil der geleisteten Stunden ausmachte, fallen diese heutzutage eher in die Kategorie „Pflichtwerk“.

Dieser Trend ist nicht nur der sich immer weiter fortschreitenden Digitalisierung und immer besseren Software-Tools geschuldet, sondern vor allem auch den steigenden Lohnkosten und einem immer größer werdenden Fachkräftemangel in Industrieländern. All diese Faktoren verlangen einen größeren Fokus auf die Qualität von Arbeit, statt auf Quantität.

Daher wird mittlerweile fast jede(r) Mitarbeiter(in) für die Mitarbeit bei Projekten und „produktiver“ Arbeit benötigt. Selbst klassische Bürofachkräfte spezialisieren sich zusehends, um umsatzfördernde Aufgaben verrichten zu können. Einfaches Ordnen, Ablegen, Kopieren und Sortieren wird immer bedeutungsloser.

Manuelles, administratives Arbeiten passt meist nicht mehr in die moderne Welt. Stattdessen verlässt man sich auf die Errungenschaften der Digitalisierung um die Lücke für ebenjene Aufgaben, inklusive solidem Qualitätsmanagement, zu schließen.

Leider bisher oft nur mit mäßigem Erfolg.

Warum Digitalisierung allein noch kein QM macht.

Viele Unternehmen mussten schmerzhaft feststellen, dass nur, weil man mit Computern und Software arbeitet und PDFs oder DWGs arbeitet, noch lange keine Vorteile generiert sind.

Im Gegenteil. Durch das einfachere Erstellen digitaler Dokumente ist die Masse an Daten in den letzten 25 Jahren regelrecht explodiert. Viele Unternehmen schaffen es schlicht nicht mehr die Flut an Informationen zu bewältigen.

Auch wurden viele Prozesse eins zu eins vom Analogen ins Digitale übersetzt, sind dabei jedoch immer noch ähnlich umständlich wie klassischer „Papierkram“. Ein PDF-Dokument muss, damit es nicht verloren geht, ebenfalls korrekt und sortiert abgelegt werden. Nur eben im Rechner, anstatt im Aktenschrank.

Um aufwändige Prozesse und Qualitätsmanagement weniger aufwendig und damit attraktiver für Mitarbeiter zu machen, benötigt es nicht nur Systeme, sondern wirkliche Intelligenz. Oder kurz: Automatisierung.

Automatisiertes Qualitätsmanagement ist durchdachtes Qualitätsmanagement

Wenn man ein Dokument nicht mehr richtig ablegen „muss“, weil das System intelligent genug ist, um immer zu wissen, welche Information wo liegt, ist das eine deutliche Erleichterung. Gleiches gilt, wenn Mitarbeiter nicht mehr jeden Dateitransfer manuell in Excel eintragen müssen, sondern das System im Hintergrund immer alles dokumentiert. Hier liegen die wahren Vorteile von Digitalisierung.

Einerseits bekommt man wirkliche Effizienzzugewinne, andererseits eine Verlässlichkeit, die man von Mitarbeitern nicht verlangen kann. Systeme arbeiten 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr und sind weniger fehleranfällig bei langwierigen, sich wiederholenden Prozessen, als menschliche Mitarbeiter

So „stupide“ Aufgaben wie das Einordnen von Dokumenten sein können, so wichtig sind diese. Einmal falsch abgelegt kann es sein, dass eine Datei nur noch unter erhöhtem Aufwand gefunden wird. Verschlampte Emails können dazu führen, dass Unternehmen nicht beweisen können ihre Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt zu haben. Teure Prozesse können damit schnell verloren gehen.

Die Verlässlichkeit automatisierter Prozesse ist eine solide Basis für nachhaltiges und nicht aufwendiges Qualitätsmanagement. Vor allem auch deshalb, weil sie es den Mitarbeiter erlaubt, sich mehr Zeit für die Aufgaben zu nehmen, die sie wirklich gerne erledigen.

Und das ganz ohne die Angst, wichtige Prozesse nicht oder falsch ausgeführt zu haben. Der digitale Assistent ist, sofern er Dinge automatisch erledigt, Sicherheitsnetz und Rahmen zugleich.