Fallstudien

IKN GmbH

50 Prozent schneller beim Suchen und Finden von Informationen

Teilen auf
IKN GmbH

Firmenübersicht

Bau, Betrieb und Wartung von Zementanlagen gehören zu den Kernkompetenzen der IKN GmbH in Neustadt. Nach der Gründung im Jahr 1982 als Spezialist für den Bau von Klinkerkühlern hat sich das Ingenieurbüro in kurzer Zeit national und international einen Namen gemacht. Die von Justus von Wedel und Klaas Windmöller angeführte Firma gehört heute zu den weltweit renommiertesten Unternehmen für den Einbau von Klinkerkühlern und realisiert zwischenzeitlich komplette Zementanlagen rund um den Globus als Turnkey-Projekte. Die IKN GmbH ist mit eigenen Vertriebs- und Serviceniederlassungen außerdem in Asien, in den USA und in Südamerika vertreten.

Warum Newforma Project Center

„Bei unseren großen Turnkey-Projekten im Anlagenbau, die sich über mehrere Jahre erstrecken können, kommen schonmal rund 40.000 E-Mails zusammen“, weiß Olaf Windmöller, Director Projects bei IKN. Die Problematik für die Projektteams bestand im Unternehmen vor allem darin, dass die für den Projektverlauf und -fortschritt relevanten Informationen in der Ablagestruktur des Unternehmens nicht mehr auffindbar waren. „Insbesondere diejenigen Personen, die nicht selbst Empfänger der projektbezogenen E-Mails waren, taten sich oft schwer, an die für ihre Belange dennoch sehr wichtigen Informationen zu gelangen“, fügt Windmöller hinzu.

Suchen so einfach wie mit Google

Um dieser Problematik entgegenzuwirken, implementierte das Unternehmen zunächst testweise ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Doch das erforderliche Verschlagworten und Kategorisieren der E-Mail-Flut sorgte nicht für die gewünschte Entlastung, sondern brachte stattdessen nur noch mehr Arbeit mit sich.
Bei der Scherr+Klimke AG, Generalplaner im baden-württembergischen Ulm, lernten Olaf Windmöller und sein Team erstmals nicht-invasive Software von Newforma kennen. „Bei dieser IT-Lösung ist es nicht erforderlich, die traditionellen, im Unternehmen gesetzten Ablagestrukturen zu verändern“, erklärt er. „Das hat uns gut gefallen. Und Newforma hilft uns dabei, in unseren Projekten ganz einfach - wie mit Google - nach den Informationen zu suchen, die wir benötigen. Das ist extrem sexy“, ergänzt er.

Weiterarbeiten mit gewohnter Ablagestruktur

Kurzerhand war der komplette Datenbestand inklusive der kleineren Aufgaben mit rund 4.000 E-Mails pro Projekt vollständig in Newforma importiert. Die Mitarbeitenden im Hause IKN schätzten vor allen Dingen, dass kein Change Management vonnöten war und keine neuen Prozesse und Workflows verinnerlicht werden mussten. Sie konnten einfach weiterarbeiten wie gewohnt. Ein weiterer Vorteil: Die üblichen Doubletten oder Mehrfachablagen im Unternehmen, die Mitarbeitende anfertigten, um die Informationen schneller und leichter wiederzufinden, fielen plötzlich weg. Und auch die Einführung ging schnell und unkompliziert vonstatten. In den drei von Newforma durchgeführten Basisschulungen des Unternehmens wurden zwei Key User definiert, die sich sehr schnell mit dem System zurechtfanden und zwischenzeitlich rund 30 Mitarbeitende im gesamten Unternehmen erfolgreich geschult haben. „Und wenn wir doch einmal einen Support-Fall haben, dann werden wir von den Newforma-Servicemitarbeitern und -mitarbeiterinnen auch verstanden“, freut sich Windmöller. „Das ist nicht überall im IT-Bereich gang und gäbe.“

Fokus auf das Wesentliche

Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, auch die Vertriebs-Crew an das System anzubinden. In diesem Bereich ist aufgrund der hohen Angebotsdichte und einer gewachsenen Struktur bei IKN etwas mehr Flexibilität erforderlich, aber auch hier versprechen sich Olaf Windmöller und sein Team eine hohe Akzeptanz und vor allem Zeitersparnis. Schrittweise sollen dann auch die zahlreichen internationalen Niederlassungen von den Vorteilen des Projektinformations-Management-Systems profitieren. „Im Finden von Dateien sind wir dank Newforma jetzt bis zu 50 Prozent schneller geworden und können uns bei unseren Bauaufgaben voll und ganz auf das Wesentliche fokussieren“, freut sich Windmöller.

Newforma hilft uns dabei, in unseren Projekten ganz einfach - wie mit Google - nach den Informationen zu suchen, die wir benötigen. Das ist extrem sexy.
Olaf Windmöller
IKN GmbH
Zum Anwenderbericht