Projekte zeit- und ressourcenschonend abwickeln – mit möglichst geringem Aufwand
Common Data Environments (CDEs) sind in aller Munde und gelten branchenübergreifend schon fast als gesetzt. Wann immer bei Bauprojekten mit Modellen gearbeitet wird oder werden soll, kommen diese Cloud-Lösungen zum Einsatz. Egal ob im Hoch-, Tief- oder Ingenieurbau. Ihre Aufgabe: Sie sollen die vielen, verschiedenen Fachdisziplinen, die an einem Bauprojekt zusammenarbeiten, quasi wie an einem Tisch zusammenbringen. Aber gelingt das tatsächlich auch in der Praxis? Und wie sieht es konkret in den einzelnen Unternehmen, etwa in den Planungsbüros, bei bauausführenden Firmen oder auch in Öffentlichen Einrichtungen aus? Schaffen die modernen IT-Systeme tatsächlich die Vorzüge, die sie vorgeben, zu erzielen? Und vor allem, sparen die Projektpartner dadurch die gewünschte Zeit ein?
Cloud-Lösungen können nicht überall eingesetzt werden
Nur die wenigsten Öffentlichen Einrichtungen nutzen tatsächlich ein CDE. Der Grund: Cloud-Lösungen sind bei sehr vielen Behörden schlichtweg nicht zulässig. Sicherheit wird bei der Öffentlichen Hand in der Regel großgeschrieben. In der Realität bedeutet das manchmal, dass Bauunternehmen auf Basis von einfachen PDF-Plänen anstatt von 3D-Modellen bauen sollen. Die strengen Sicherheitsrichtlinien bremsen so auch diejenigen Unternehmen aus, die ihre Projektinformationen gerne digital mit ihren öffentlichen Projektpartnern austauschen möchten. Teilweise scheitert eine solche Zusammenarbeit im virtuellen Raum aber auch an komplexen Beschaffungsprozessen der Länder oder Kommunen, die sich in einem solchen ganz einfach nicht abbilden lassen. „An dieser Stelle ist noch sehr viel Aufklärungsarbeit zu leisten“, weiß Thomas Schaefer, Regional Director DACH beim Softwarehersteller Newforma. Aktuell tun sich Behörden um ein Vielfaches leichter, wenn On-Premise-Lösungen, die beim Projektpartner fest implementiert sind, als Basissystem für die Projektkommunikation genutzt werden.
Die „Single Source of Truth“: Mythos und Wirklichkeit
Die Praxis zeigt auf, dass ein Gros der Firmen, egal ob Bauunternehmen mit vielen Mitarbeitern oder kleinere und mittelständische Planungsbüros, ihre Projektinformationen trotz moderner CDE-Lösungen mehrfach ablegen. CDEs gelten, so versprechen es die Vertriebs- und Marketingabteilungen der IT-Unternehmen, als eine „Single Source of Truth“ für die Projektkommunikation. Weshalb gibt es dann doppelte und dreifache Ablagesysteme in den Unternehmen? Dafür gibt es mehrere Erklärungen. Zum einen haben nicht immer alle Mitarbeiter eines Planungsbüros oder einer Bauunternehmung, die an einem Projekt aktiv mitarbeiten, eine Softwarelizenz für das teilweise recht hochpreisige Softwareprogramm. Zum anderen sind CDEs in der Regel sehr zweckgebunden, das bedeutet, sie beinhalten niemals alle relevanten Informationen einer Bauaufgabe. Entweder liegt der Fokus auf 3D-BIM-Modellen und der gemeinsamen Arbeit an diesen durch unterschiedliche Instanzen mit verschiedenen Spezial-Softwareprogrammen, oder sie dienen hauptsächlich dazu, etwa Dokumente, Tabellen oder PDF-Dateien mit Partnern zu teilen. Die eierlegende Wollmilchsau, in der außerdem Besprechungsprotokolle, E-Mails und viele weitere Informationen, die ebenfalls zum Projekt gehören, mit allen Partnern geteilt werden, gibt es nicht. Daher sind CDEs meist auch unvollständig. Sie werden gewöhnlich für die Bereitstellung von Daten genutzt. Der gesamte Schaffensprozess eines Bauprojekts mit allen Abstimmungen, Freigaben etc. bleibt nach wie vor für die meisten Beteiligten unsichtbar und ist somit auch nicht nachvollziehbar. Dabei ist es gerade dieser Prozess, egal ob in der Planungs- oder in der Bauphase, der eine ganzheitliche Transparenz erst möglich macht und aufzeigt, an welchen Stellen genau welche Korrekturen zu machen sind.
Ein weiterer Faktor besteht dahin, dass Architektur- und Ingenieurbüros genauso wie Behörden oder Bauunternehmen niemals nur an einem einzelnen Projekt arbeiten und immerzu auch dieselben Partner haben. Gibt es dann überhaupt eine „Single Source of Truth“, wenn die Firmen in ihrer Projektarbeit beispielsweise drei oder vier unterschiedliche CDEs im Einsatz haben? Eher das Gegenteil ist der Fall. Und der eine oder andere Projektverantwortliche kann bei so vielen verschiedenen Softwareprogrammen auch mal den Überblick verlieren, etwa was die Bedienung der unterschiedlichen IT-Systeme angeht.
Kontrolle mit Newforma
Firmen wünschen es sich, durch den Einsatz von CDEs Ressourcen zu sparen und damit aktiv ihren Beitrag zum nachhaltigen Bauen zu leisten. In Wirklichkeit verschwenden sie aber Ressourcen, durch Schwierigkeiten in der Bedienung, Mehrfach-Ablagen oder fehlende Informationen, die eine hohe Relevanz für das Projekt haben. Egal, mit wie vielen CDEs ein Unternehmen in der täglichen Praxis auch arbeitet, die Software Project Center von Newforma bietet die Möglichkeit, all diese, für das Business relevante Informationen, wieder zusammenzubringen. Innerhalb einer Lösung. Newforma ist kein CDE und auch keine Cloud-Lösung, sondern wird On Premise betrieben. Die Software erlaubt es, sämtliche Projekt- und Unternehmensinformationen in Kürze aufzufinden, egal, wo sie abgelegt wurden. Dazu zählen E-Mails, Besprechungsprotokolle und Word-Dateien genauso wie BIM-Pläne oder PDF-Files.
Und damit nicht genug: Die Lösung kann außerdem - wie auch ein CDE - von Projektpartnern untereinander genutzt werden. Über das Software-Modul Info Exchange sind Unternehmen in der Lage, Projektinformationen mit anderen Firmen zu teilen. Es besteht die Möglichkeit, Projektpartner zu benachrichtigen oder Informationen anzufragen, und das System dokumentiert dabei stets auch im Hintergrund, wer welche Dateien abgerufen und gesehen hat. Auch verschiedene Versionen, die für Verwirrung sorgen können, gibt es nicht. Denn Newforma stellt stets den aktuellen Stand sämtlicher Dateien sicher und dokumentiert, wer genau was bearbeitet hat.
Das Unternehmen als Ganzes abbilden
„Für einen rein projektbezogenen Informationsaustausch kann ein CDE selbstverständlich vorteilhaft sein, doch spätestens dann, wenn es gilt, das Unternehmen als Ganzes mit allen Projekten von gestern, heute und morgen abzubilden, macht die nicht-invasive Lösung von Newforma den Unterschied“, erklärt Schaefer. „Dadurch, dass auch sämtliches Wissen aus früheren Projekten zu jeder Zeit hinzugezogen werden kann, ebnet Newforma den Weg für eine besonders zeit- und ressourcenschonende Projektarbeit“, ergänzt der Experte. „Und das alles nur mit überschaubarem Aufwand.“