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Wie man Software richtig einführt.

25.03.2021

Von Rene Karras

Software kaufen kann jeder, der ausreichend Budget und die nötige Vollmacht besitzt. Die Kunst um Software auch wirklich gewinnbringend nutzen zu können, besteht darin, diese auch wirklich erfolgreich ins Unternehmen einzuführen. Eine Disziplin in der viele Firmen scheitern. Mit unvorhersehbaren Folgen.


Die zwei Phasen der Software-Einführung 

Für die meisten Verantwortlichen umfasst die Einführung von Software folgende Schritte: Zuerst werden vorhandene Optionen recherchiert und miteinander verglichen. Daraufhin lässt man sich detailliert beraten, trifft eine Entscheidung und verhandelt den Preis. Nachdem das Produkt gekauft wurde, kann es im Unternehmen eingeführt werden und ist, vereinfacht gesagt, betriebsbereit. Wir nennen das Phase 1 oder 'technische Einführung'. Leider endet der Einführungsprozess für viele Verantwortliche an dieser Stelle.

Bei gut strukturierten Software-Integrationen jedoch beginnt hier erst die essentielle und oft unterschätzte Phase 2: Die operative Einführung. Dieser Schritt beschäftigt sich fast ausschließlich mit der Frage, wie genau eine neue Plattform in die Prozessstruktur eines Unternehmens eingeführt wird. Im besten Fall beantwortet sie folgende Fragen:

  • Wie fügt sich das neue System in bereits vorhandene Prozesse ein?
  • Welche Mitarbeiter werden wann an das neue System herangeführt?
  • Wie schnell kann der Roll-out erfolgen?
  • Wie werden Mitarbeiter nachhaltig geschult ohne diese zu überfordern?
  • Nach welchen Maßstäben wird der Erfolg der Einführung gemessen?

Wohl überlegt ist diese Phase meist der entscheidende Faktor, ob sich Software-Investitionen, die nicht selten 5- oder gar in 6-stellige Beträge verschlingen, auszahlen oder ob diese dem Unternehmen auf Dauer sogar schaden.

Anders gesprochen: Bei Phase 2 trennt sich die digitale Spreu vom digitalen Weizen.


Auf Biegen und Brechen 

Die Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Prozesse der modernen Arbeitswelt unterwandert. Doch die enormen Effizienzgewinne, die Unternehmen in den letzten 25-30 Jahren mittels Software und neuen Technologien realisieren konnten, haben nicht nur positive Effekte. Viele Geschäftsführer und Verantwortliche möchten ebenjene Effizienzgewinne auf Biegen und Brechen und so schnell wie möglich für das eigene Unternehmen nutzen und nehmen weniger Rücksicht auf die Befindlichkeiten der Belegschaft.

Doch die Erfahrung hat gezeigt, dass Druck ausüben und die Nutzung erzwingen nur vordergründig funktionieren. Denn letztendlich geht nicht darum ob, sondern auch wie Mitarbeiter Systeme benutzen. Natürlich lässt sich nicht jeder überzeugen, doch wenn zumindest 70-80% der Belegschaft den Sinn eines Systems verstehen, besteht ein deutlich verringertes Risiko, dass dieses abgelehnt wird. Besser noch ist es, wenn man die individuellen Interessen der Mitarbeiter mit einbezieht.


Individueller Nutzen vs. unternehmerischer Nutzen.

Idealerweise steht für alle Mitarbeiter vor allem das Wohl des Unternehmens im Vordergrund. Doch realistisch betrachtet sind die individuellen Interessen wichtiger. Die meisten Angestellten, ob Projektmanager, Architekten oder Ingenieure, schätzen zwar die unternehmerische und fiskale Gesundheit des eigenen Betriebes. Doch meist profitieren diese nicht oder nur in geringem Maße von steigenden Gewinnen und Umsätzen durch erhöhte Effizienz.

Was die meisten Mitarbeiter jedoch direkt betrifft ist die Frage, wie viel Arbeitszeit sie für produktives Planen und Designen aufwenden können und wie viel Zeit für das Abarbeiten administrativer Arbeit wie etwa die Ablage von Dokumenten benötigt wird. Alle Angestellten können von Software profitieren, egal, welche Prioritäten diese für sich selbst setzen. Als Verantwortliche muss man diese jedoch identifizieren, um sie anschließend adressieren zu können. Je mehr man weiß, umso gezielter lässt sich argumentieren und umso besser kann man die Belegschaft für neue, digitale Projekte gewinnen.


Altes ist nicht gleich überholt

Ein weiterer, wichtiger Aspekt, den man zum Schutz der Mitarbeiterzufriedenheit und der allgemeinen Produktivität beachten sollte, ist die Aufrechterhaltung bereits vorhandener Prozesse.

Natürlich gilt es, überholte und ineffiziente Arbeitsabläufe, so schnell wie möglich zu ersetzen. Sollten allerdings vorhandene Prozesse, die gut funktionieren und fest im operativen Gefüge verankert sind, durch ineffizientere oder auch nur gleichwertige Prozesse ersetzt werden, führt dies oft unweigerlich zu Unmut und verlorener Effizienz.

Jede Umstellung von Abläufen kostet Zeit und Energie und muss damit als Investition betrachtet werden. Wenn sich diese Investition im Nachgang nicht durch Zeitersparnis oder einen anderen Mehrwert bezahlt macht, ist diese als Fehlinvestition zu betrachten. Deshalb sollte man sich vor der Einführung von Software bewusst machen, wie sich diese in die Prozessstruktur des Unternehmens einfügen wird.

Wir disruptiv gestaltet sich das neue System und machen sich die Veränderungen bezahlt? Ist es flexibel genug um sich den Bedürfnissen der Firma anzupassen oder ist es umgekehrt: Muss sich die Firma der neuen, invasiven Plattform anpassen? Letzteres kann ein kostspieliges Unterfangen werden.


8 Schritte für eine erfolgreiche, operative Software-Einführung 

Moderne Unternehmen benötigen Software, keine Frage. Und trotz aller Vorüberlegungen ist deren Einführung weit nicht so komplex, wie man zunächst annehmen mag. Wenn man richtig und methodisch vorgeht:

  • Schritt 1: eine genaue Zielsetzung definieren, inklusive Zeitrahmen
  • Schritt 2: vorhandene, digitale Prozesse prüfen und bewerten
  • Schritt 3: die Bedürfnisse und das technische Verständnis der Belegschaft analysieren
  • Schritt 4: nur Software in Betracht ziehen, die die Erkenntnisse aus den Schritten 1-3 respektiert
  • Schritt 5: Software Schritt für Schritt einführen
  • Schritt 6: Champions bzw. Experten definieren, die bei Fragen zur Anlaufstelle für andere Mitarbeiter werden
  • Schritt 7: Mitarbeiter nachhaltig schulen, ohne diese zu überfordern
  • Schritt 8: Resultate und Mitarbeiterzufriedenheit regelmäßig kontrollieren und, wenn nötig, die neuen Systeme optimieren

Die Erfahrung hat gezeigt, dass bereits minimale Vorüberlegungen positive Effekte auf die Akzeptanz und die Nutzung neuer, digitaler Systeme haben können. Solange sich Unternehmen der Wichtigkeit der Nutzer, sprich der Mitarbeiter, und der vorhandenen Prozesse bewusst sind, steht einer erfolgreichen Software-Einführung nichts mehr im Wege.