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Wenn E-Mails zum Problem werden und wie man es löst.

01.04.2021

Von Rene Karras

Die überragende Bedeutung von E-Mails 

E-Mails kamen, erstaunlicherweise, bereits in den 1960er Jahren zum Einsatz, damals natürlich nur in rein wissenschaftlicher Form. Seither sind sie ein fester Bestandteil des modernen Berufslebens. Und obwohl viele Experten bereits ihren Niedergang vorhergesagt haben, gehören E-Mails nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln des Geschäftslebens. Instant Messaging und SaaS-Projektmanagement-Plattformen zum Trotz. 

Laut Statista wird das tägliche Volumen an E-Mails bis 2023 auf 347 Milliarden anwachsen. Auch sind E-Mail-Adressen nach wie vor das wichtigste Online-Identifikationsmerkmal für Nutzer aller Art. 

Darüber hinaus haben diese auch qualitativ eine hohe Bedeutung. In der Bauindustrie werden E-Mails zum Beispiel oft dazu benutzt, wichtige Entscheidungen zu evaluieren und kommunizieren. 

Beide Aspekte, zum einen quantitativer, sowie qualitativer Natur, werfen die Frage auf, wie E-Mails am besten verwaltet werden. 

E-Mails befinden sich oft in geschlossenen Datensilos 

Projekt-Emails sollten dem gesamten Team zur Verfügung stehen. Nur wenn jede(r) Projektbeteiligte(r) Zugriff auf allen wichtigen Informationen hat, kann schnell reagiert und ohne Verzögerung die richtigen Entscheidungen getroffen werden.  

Leider verbleiben viele Emails in individuellen Posteingängen. Ohne die „Besitzer“ entsprechender Postfächer sind diese für andere Teammitglieder praktisch unauffindbar und es ist unmöglich schnell an benötigte Informationen zu gelangen. Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen kommt erschwerend hinzu, dass Dateien sogar verloren gehen können. 

Um jene Situationen zu vermeiden sind viele Firmen dazu übergegangen Emails zusammen direkt im Projektordner abzulegen, gemeinsam mit allen anderen Projektdateien. Damit diese jedoch für Beteiligte über Such- und Filterfunktionen wieder auffindbar sind, müssen Emails einzeln umbenannt, markiert und idealerweise auch in die richtigen Unterordner einsortiert werden. Nicht selten kostet dieser Prozess hunderte Stunden pro Monat und muss beinahe fehlerfrei von Statten gehen, um einwandfrei zu funktionieren. E-Mails zu finden, die versehentlich im falschen Ordner landen oder falsch benannt wurden, können nur mit erhöhtem Zeitaufwand richtig lokalisiert werden.  

Gutes E-Mail-Management muss zwei Aspekte abdecken 

Es gibt eine Vielzahl performanter E-Mail Management Softwarelösungen, die dabei helfen können, den oft schwerfälligen Prozess der erfolgreichen E-Mail-Ablage zu vereinfachen.  

Darüber hinaus ist es extrem wichtig, dass Lösungen nicht nur die Ablage, sondern auch das Wiederauffinden von E-Mails vereinfachen. Oft werden zwar die Rahmenbedingungen von Prozessen erleichtert, wenn man beispielsweise ganze Konversationen anstatt einzelner Mail ablegen kann. Doch bleibt das grundsätzliche Problem das gleiche: ohne manuelles Aufbereiten, in anderen Worten, Markieren, Sortieren, Kategorisieren, dauert es einfach zu lange, bis man schnell genau die Information in einer E-Mail findet, die man sucht.  

Je mehr der Prozess der E-Mail-Ablage automatisiert werden kann, umso weniger Zeit muss ein Unternehmen in deren Verwaltung stecken. Dies hat direkten Einfluss auf die Profitabilität. Ein Beispiel hierfür kann sein, Dateien nicht nur ablegt, sondern gleich automatisch indexiert werden. Dieser Vorgang erlaubt es dem System E-Mails und deren Anhänge bis auf den letzten Buchstaben zu scannen und im Nachgang erfolgreich zu identifizieren. Dieses Prinzip kennt man bereits aus der Welt der Online-Suchmaschinen. Deren Systeme durchsuchen Webseiten ebenfalls gänzlich automatisiert und können diese dem User in Form von Suchergebnissen ohne manuelle Aufbereitung präsentieren. 

Automatisiertes E-Mail-Management mit Newforma Project Center 

Genau nach diesem Prinzip funktioniert Newforma Project Center. Die automatisierte Indexierung aller Projekt-E-Mails und deren vereinfachtes Ablegen mir nur einem Klick bzw. Drag-and-drop spart manchem mittelständischen Unternehmen bereits 30 volle Arbeitstage

Dabei werden nicht nur E-Mails, sondern auch deren Anhänge gescannt und indexiert, selbst wenn sich diese in einem ZIP-Format befinden. Intelligentes Ablegen ermöglicht darüber hinaus, dass Nutzer Vorschläge erhalten, wohin eine E-Mail abgelegt werden soll. Nutzer müssen nur bestätigen und schon sind ganze E-Mail-Konversationen Teil der übergeordneten Projektdaten-Peripherie - und damit für jeden im Projektteam innerhalb von Sekunden auffindbar und zugänglich. Auch können E-Mails direkt mit Meetings oder dem Aufgabenmanagement verknüpft werden, was die Kommunikation und das nachträgliche Nachvollziehen von Vorgängen erleichtert. 

Vereinfacht gesagt werden E-Mails mit den richtigen Prozessen und der richtigen Software automatisch so verwaltet und katalogisiert, wie es sich für einen der wichtigsten Informationskanäle gehört.