Wie Newforma Project Center M365, Sharepoint und Windows Server für die Bauindustrie spezialisiert

Microsoft 365 gehört zu den meist verwendeten Software-Produkten in der Bauindustrie. Und doch ist es nicht auf die speziellen Bedürfnisse der Branche ausgelegt und deutlich breiter aufgestellt.  

Genau deshalb ist Newforma Project Centers Integration mit M365 die ideale Lösung um aus dem potenten Allzweck-Tool eine Applikation speziell für Planungs- und Bauunternehmen zu schaffen.  

Wie Newforma Cloud und Server verknüpft 

SharePoint Online ist eines der wichtigsten Tools für Unternehmen um Dateien in einer eigenen Cloud-Umgebung zu hosten. Gleichzeitig liegen die meisten Projektdaten, ob aktuell oder archiviert, noch immer auf lokalen Servern.  

 
Als einzige Bau-Software weltweit verknüpft Newforma Project Center Microsoft Server und SharePoint Online, und spannt damit einen Schirm über beide Welten. Damit können User via Newforma Project Center innerhalb einer einzigen Software-Anwendung alle Projektdateien, egal an welchem Ort diese gespeichert sind, suchen, finden, öffnen, verwalten und teilen. 

 
Blitzschnelle Suche 

Die meisten Unternehmen vergeuden hunderte, wenn nicht gar tausende Stunden, mit der oft unerfolgreichen Suche nach Projektinformationen innerhalb einer Vielzahl chaotischer Projektordner.  
 
Newforma Project Center vereinfacht diesen Prozess massiv. Es indexiert über 200 Dateitypen und kennt damit alle Informationen, die sich in den Windows-Umgebungen von Unternehmen befinden, ob auf Servern oder in der Cloud. Dies gilt nicht nur für Microsoft-native Dateitypen, sondern auch für offene Formate wie DWG, PDF oder sogar E-Mails, inklusive deren Anhänge. 
 
Für Nutzer bedeutet das, dass sämtliche Projektdateien mit Hilfe von Newforma Project Center mittels einfacher Keyword-Suche in Sekunden gefunden werden können. Wird beispielsweise nach “Beton” gesucht, dann erhält der User jede Datei innerhalb des kompletten Unternehmens, das diesen Betriff enthält. Selbst dann, wenn es sich um eine ZIP-Datei oder eine Zeichnung handelt. Mittels Filtern erhält man so innerhalb von Sekunden ein positives Ergebnis. 

Funktionen eines EDMS ohne dessen Restriktionen 

Newforma Project Center ist zudem ein nicht-invasives PIM-System, kein klassisches EDMS. Das heißt es bietet im Kern mehr Flexibilität und basiert auf deutlich weniger restriktiven Prozessen. Und doch bietet es, in Kombination mit M365 und SharePoint, wichtige Funktionen, die elektronische Dokumentenmanagement-Systeme mit sich bringen. 

Nutzer, die aufgrund der Flexibilität des PIM-Systems, ganz normal innerhalb Ihrer Windows Explorer oder SharePoint Umgebung operieren können, erhalten mittels Project Center die Möglichkeit des Versions-Managements und der Kooperation mit externen Projektpartnern. Auch bietet Newforma Project Center lückenlose Auditierung von Dateitransfers, die absolute Transparenz bietet. Letzteres bedeutet, dass alle Dateitransfers, inklusive Informationen genau welche Datei zu welcher Zeit mit wem geteilt wurde, genau festgehalten werden. Damit lässt sich belegen, wenn Projektpartner Dateien erhalten und heruntergeladen haben. 

Fazit 

Zwar sind Windows-Server, SharePoint und Microsoft 365 hochwertige Lösungen zum erfolgreichen Projektinformationsmanagement für jede Art von Firma. Doch benötigen Planungs- und Bauunternehmen deutlich spezifischere Funktionen, die nicht von Systemen abgedeckt werden, die für eine Vielzahl von Industrien konzipiert sind. 

Mit Newforma Project Center wird das Projektinformationsmanagement auf Microsoft-Plattformen nicht nur schneller und einfacher, sondern liefert Funktionen, die sonst nur restriktiven, teuren und unflexiblen EDMS-Plattformen und Projekträumen vorbehalten sind.