Wie ordentliches Dateimanagement Projektrisiken erfolgreich reduziert

Alles im Leben birgt Risiken, selbst der morgendliche Gang oder die kurze Autofahrt ins Büro. Vermeiden kann man diese nicht. Doch haben wir es uns zum Ziel gemacht diese auf ein Minimum zu reduzieren. Man fährt eben nicht schneller als erlaubt, benutzt im Auto den Gurt und läuft nicht mitten auf der Straße, sondern auf dem sicheren Gehweg. 

Gleiches gilt für Bauprojekte. Ohne Risiken geht es nicht. Beteiligte Parteien müssen allerdings stets darauf achten diese so gering wie möglich zu halten.  

Ein oft unterschätzter Faktor, der schnell zu stark erhöhten Risiken führt, ist mangelhaftes Management von Projektinformationen. 

Digitales Informationschaos als Verursacher unnötiger Projektrisiken 

Projektbeteiligte müssen immer und zu jeder Zeit auf die aktuellsten Dateien zugreifen können. Wenn jedoch aufgrund fehlender Ordnung unwissentlich mit falschen oder veralteten Informationen gearbeitet wird, kann dies schnell zu Verzögerungen oder gar Fehlkonstruktionen führen.  

Wenn eine Vielzahl an Planern auf Grundlage falscher Planungsdaten inkorrekte Informationen verarbeitet und unwissentlich an Dritte weiterleitet, leidet darunter nicht nur die Qualität. Im schlimmsten Fall kann dies dazu führen, dass Projekte verzögert oder Konstruktionen fehlerhaft konzipiert werden. Immense Kosten sind die Folge. 

Produktivitätseinbußen und Gerichtsverfahren aufgrund mangelnder Transparenz 

Ein weiterer Faktor, den es bei der Verringerung von Projektrisiken zu beachten gilt, ist mangelnde Transparenz.  

Wenn wichtige Vorgänge wie etwa der Transfer von Planungs- oder Modelldateien an Dritte nicht transparent nachzuverfolgen sind, verlieren Projektmitarbeiter schnell die Übersicht. Niemand weiß, wer welche Daten an wen und wann geliefert hat. Die meisten Plattformen bieten keinen allumfassenden Einblick in diese Vorgänge und eröffnen damit eine Art toten Winkel was die Übersicht betrifft. 

Noch schlimmer ist es, wenn Unternehmen korrekt die richtigen Informationen liefern, dies aber nicht ausdrücklich beweisen können. Wenn ein Bauunternehmen zum Beispiel schlampig arbeitet und ein Teilgebäude versehentlich aufgrund veralteter Plandaten baut, kann diese den Fehler schnell auf das Planungsbüro schieben. Wenn Letzteres nicht beweisen kann, dass die aktuellsten Daten korrekt geliefert wurden und das Problem im chaotischen Dateimanagement der ausführenden Baufirma liegt, können teure Gerichtsverfahren nicht vermieden und sogar verloren gehen. 

Es bringt nichts, gute Arbeit zu liefern, wenn man deren Qualität nicht eindeutig belegen kann. 

Wie Projektrisiken mittels Projektinformationsmanagement gelöst werden können 

Die Projektinformationsmanagement-Software Newforma Project Center bietet viele, verschiedene Funktionen. Eine der wichtigsten ist es dabei für Planungsbüros und Bauunternehmen eine Art digitales Sicherheitsnetz bereitzustellen, indem diese sorgenlos operieren können.  

Es bietet einzigartige Suchfunktionen, mit denen Nutzer system- und plattformübergreifend alle Arten von Projektinformationen innerhalb weniger Sekunden finden, verwalten und teilen können. Virtuell zentralisiert, ohne die Notwendigkeit Dateien auch wirklich zentralisiert horten zu müssen. 

Automatisierte Auditierung von Dateitransfers mit externen Projektpartnern, ermöglicht die lückenlose Nachverfolgung entscheidender Parameter: Welche Datei wurde von wem an welche Partei, wann gesendet. Diese Information steht dem gesamten Projektteam zur Verfügung, das mit nur wenigen Klicks jeden Vorgang im Nachhinein einsehen und verstehen kann. Zusätzlich kann ein Unternehmen beweisen, dass es Dienstleistungen und wichtigen Abgaben pünktlich und korrekt geliefert hat. 

Zusammenfassung: 

Projektrisiken gehören zu den wichtigsten Faktoren für den Erfolg von Planungs- und Bauunternehmen. Mit der richtigen Software können Risiken auf ein Minimum reduzieren, ohne selbst Hand anlegen zu müssen. Die Einführung von Newforma Project Center beispielsweise bringt lückenlose Auditierung von Dateiübermittlungen und hilft Nutzern dabei jede wichtige Information zu finden, zu öffnen und korrekt zu identifizieren.