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Wie Software zum Schädling werden kann

30.04.2021

Von Rene Karras

Das Unternehmen als Ökosystem

Ein Unternehmen ist wie eine Art Ökosystem: Es entwickelt sich, auch über die Jahrzehnte, relativ organisch und findet, trotz ständiger Veränderung, nach einiger Zeit eine gewisse Balance.

Mitarbeiter gewöhnen sich aneinander, Projekte werden zusammen gemeistert und Prozesse entwickeln sich empirisch weiter. Bis alles nach dem Prinzip „Trial-and-Error“ eine gewisse Harmonie gefunden hat.

Natürlich bedeutet das nicht, dass diese Prozesse damit perfekt sind. Doch basieren diese auf wichtigen Erfahrungen und existieren aus einem gewissen Grund. Und genau deshalb sind diese so entscheidend für das Fundament des Ökosystems „Firma“.

Veränderungen sind notwendig, aber gleichzeitig ein Risiko

Regelmäßige Anpassungen des Ökosystems sind notwendig, um Überflüssiges und Unbrauchbares zu entfernen oder zu verändern. Es ist nur natürlich, dass sich Dinge zyklisch und fortlaufend entwickeln. Und nicht immer sind diese Veränderungen organisch – sie müssen oft direkt und von außen vorgenommen werden.

Dennoch ist jeder Eingriff mit Vorsicht zu genießen. Funktionierende und etablierte Prozesse zu verändern kann schnell zu Ungereimtheiten bei Abläufen führen. Mitarbeiter, die gewisse Workflows gewohnt sind, reagieren oft unzufrieden oder gar stur, wenn neue Prozesse erarbeitet und erlernt werden müssen. Das gilt vor allem, wenn Veränderungen keine eindeutigen Besserungen, sondern lediglich viel Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich bringen. Oder das Große und Ganze gar verschlechtern.

Im besten Fall sind Mitarbeiter einfach unzufrieden. Im schlechtesten Fall werden neue Prozesse schlicht ignoriert, was zu erheblichen Problemen führen kann.

Neue Systeme als Prozess-Killer

Unpassende Software kann für ein Unternehmen nicht nur teuer, sondern gar schädlich sein. Viele Systeme passen sich der etablierten Infrastruktur von Firmen nur schlecht an und kommen mit ganz eigenen, rigiden Prozessen. Einmal installiert müssen Mitarbeiter nun komplett neuen, vom System erzwungenen Prozessen folgen. Sind diese kompliziert und weniger anwenderfreundlich oder werden als solches aufgefasst, entsteht Chaos.

Man hat also Software, die zwar ‚funktioniert‘ aber eben nur für sich und nicht im Ökosystem. Sie ist weniger eine sinnvolle Ergänzung um Bestehendes zu erneuern oder zu optimieren, sondern ein Fremdkörper, der die Balance durcheinanderbringt und funktionierende Abläufe (zer)stört.

Diese Verwerfungen führen nicht selten zu schlechterer Arbeitsmoral, Ineffizienz und deutlich höheren Unternehmensrisiken. Genau deshalb ist es entscheidend bereits im Vornherein zu analysieren welches System für das eigene Unternehmen das Richtige ist.

Erst analysieren, dann implementieren
Jedes Unternehmen ist einzigartig und für Entscheider ist es von größter Bedeutung das eigene Unternehmen so gut zu kennen, damit immer genau die richtigen Systeme eingeführt werden. Folgende Fragen sollten im Vornherein gestellt werden:

  • Was ist das Ziel und erfüllt die gewünschte Software die Anforderungen?
  • Wie aufwendig wird die technische Umsetzung, um zu diesem Ziel zu gelangen?
  • Wie aufwendig wird die operative Umsetzung, um zu diesem Ziel zu gelangen?
  • Wie gut setzen die eigenen Mitarbeiter digitale Prozesse um?
  • Wie gut sind Software-Einführungen in der Vergangenheit gelungen?
  • Sind Mitarbeiter gut und ausführlich informiert und involviert worden?

Mit diesen Fragen kann man als Entscheider relativ schnell abschätzen, wie gut die Einführung von Anwendungen funktionieren wird. Und dementsprechend bessere und nachhaltigere Entscheidungen treffen.

Je flexibler das System, desto besser

Natürlich kommt es ebenfalls darauf an, wie gut sich eine Software-Anwendung an ein Unternehmen anpassen kann. Viele Systeme sind rigide und invasiv, heißt schlecht anpassungsfähig. Sie zwingen dem Nutzer Prozesse auf, die eventuell vollkommen ungeeignet sind.

Die Einführung von Software ist umso leichter, je weniger invasiv und störend diese ist. PIM-Systeme wie Newforma Project Center beispielsweise belassen Daten und Prozesse wo diese sind und integrieren sich in Standard-Anwendungen der Bauindustrie.

Mitarbeiter können in den meisten Fällen weiter mit genau der Software und innerhalb der Prozesse arbeiten, an die sie gewöhnt sind. Emails bleiben in Outlook, Dateien in Sharepoint und BIM-Modelle in Autodesk Revit.

Und dennoch: Das eigene Unternehmen, die Anforderungen und Mitarbeiter in ihrer digitalen Anpassungsfähigkeit durchweg zu analysieren bleibt das A und O für nachhaltigen Erfolg.

Damit das Milieu in der Balance bleibt und nicht kippt.