Fallstudien

Bergmeister

Neues muss durch Einfachheit überzeugen

Bergmeister

Warum Newforma Project Center

Bergmeister plant durchgängige Projekt-Workflows mit Newforma

Bergmeister ist ein unabhängiges Ingenieurunternehmen mit Sitz in Vahrn, Südtirol, das sich mit lokalen, sowie internationalen Projekten einen Namen gemacht hat. Das Unternehmen realisiert Projekte für öffentliche und private Auftraggeber und hat in den vergangenen 30 Jahren mehr als 4.000 Bauvorhaben im gesamten europäischen Raum erfolgreich abgewickelt. Das Leistungsspektrum ist vielseitig und erstreckt sich von Tragwerksplanung und konstruktivem Ingenieurbau über Hochbautechnik und Baumanagement, Infrastrukturbau und Umwelttechnik bis hin zu Brückenbau, Tunnelbau, Technische Gebäudeausrüstung, Sicherheit und Brandschutz. Durch die hohe Kompetenz in sämtlichen Spezialdisziplinen ist das Unternehmen in der Lage, stets eine innovative und verantwortungsbewusste Gesamtbetreuung von Bauprojekten zu übernehmen

EINHEITLICHES PROJEKTMANAGEMENT ERFORDERT ÜBERZEUGTE BELEGSCHAFT

m vergangenen Jahr entschied sich das Unternehmen zur Einführung der Projektinformationsmanagement-Software (PIM) von Newforma. Bei Bergmeister war derzeit bereits ein IT-System für Büro- und Projektorganisation im Einsatz. Dieses wusste bei rigiden Anwendungen, wie etwa im Finanzbereich, stets zu überzeugen. In der agilen Projektentwicklung hingegen kristallisierte sich die Handhabung als eher kompliziert heraus. Michael Kerschbaumer, seit 15 Jahren im Unternehmen, hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Lösung für das Ingenieurbüro zu finden, die langfristig die Grundsteine für ein einheitliches und dabei einfach zu bedienendes Projektmanagement und Projektcontrolling legt. Sein Ziel: Durchgängige und komplett einheitliche Workflows für Dokumentensteuerung, sowie Plan- und Dokumentenprüfung bei einer intuitiven Handhabung in allen Aufgabenbereichen mit Projektbezug. „Dabei ist es unabdingbar wichtig, dass alle im Unternehmen die Lösung verwenden und voll und ganz akzeptieren“, erklärt der Experte.

E-MAIL-ABLAGE LEICHT GEMACHT

Im ersten Schritt wurden mit der E-Mail-Ablage, der Suche und dem Newforma-Viewer zunächst drei Elemente der umfassenden PIM-Software eingeführt. Da die E-Mail-Ablage, im früheren Programm stets mit erheblichem Aufwand für die Mitarbeiter verbunden, nicht rundum überzeugte, sollte die Newforma-Lösung hier ihre Stärken aufzeigen. „Mit Newforma sind wir nicht mehr gezwungen, bei jeder E-Mail eines neuen Kontakts einen kompletten Adressdatensatz anzulegen“, erklärt Kerschbaumer. „Weiter erfolgt die Ablage mit Newforma, die in der Vergangenheit durchschnittlich zwischen zehn und 20 Sekunden in Anspruch genommen hatte, jetzt in nur einer Sekunde. Ganz einfach per drag and drop aus Microsoft Outlook“, freut sich der Projektleiter. Eine Hochrechnung zeigt, dass die rund 90 Mitarbeiter im vergangenen Jahr bei der Ablage der eingegangenen rund 85.000 E-Mails mehr als 30 normale Arbeitstage einsparen konnten. Und dabei ist das Anlegen eines separaten Adressdatensatzes, wenn gefordert, noch nicht einmal mit eingerechnet.

SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG SORGT FÜR HOHE AKZEPTANZ

Der größte Unterschied zwischen Newforma und der zuvor eingesetzten IT-Lösung: Die Mitarbeiter arbeiten weiterhin mit ihrem E-Mail-Programm von Micrsosoft. Die nicht-invasive Lösung von Newforma setzt sich ganz einfach auf das Gewohnte obendrauf, was die Anwendung für die Nutzer vereinfacht. „Dazu kommt, dass wir uns, gerade um die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens für eine neue Software zu steigern, für die Einführung auch ausreichend Zeit genommen haben“, erklärt Kerschbaumer. Vier Monate hat der IT-Experte für die Arbeit mit den ersten Funktionalitäten im System einkalkuliert. In dieser Phase sehen die Nutzer lediglich E-Mail-Ablage, Suche und den Viewer, wenn sie die Software öffnen. Sämtliche weitere Funktionen sind unsichtbar, um die Belegschaft langsam und schrittweise mit dem System vertraut zu machen. Michael Kerschbaumer hat darüber hinaus fünf bis sechs Schlüsselanwender im Unternehmen im Voraus intensiv geschult, die jetzt als Ansprechpartner für alle anderen Anwender im gesamten Ingenieurbüro fungieren.

Ein weiterer Aspekt, weshalb die Lösung sehr gut von der Belegschaft angenommen wird, ist die Sicherheit. Die Mitarbeiter wissen, dass die firmeneigenen Daten innerhalb des Unternehmens gespeichert sind. Wenn sie über Newforma Daten mit Projektpartnern teilen oder austauschen, können sie sich stets darauf verlassen, dass diese auch dabei stets sicher sind.

ERFOLGREICHER START MIT NEWFORMA

Michael Kerschbaumer ist sich sicher, bei dieser Einführung den richtigen Weg eingeschlagen zu haben: „Die Mitarbeiter für eine neue IT-Lösung zu begeistern, kostet gewöhnlich sehr viel Energie“, weiß der langjährige Mitarbeiter des Südtiroler Ingenieurunternehmens. „Neues muss durch Einfachheit zu überzeugen wissen“, fügt er hinzu, „und das ist mit Newforma rundum gelungen.“

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Bergmeister realisiert Projekte für öffentliche und private Auftraggeber und hat in den vergangenen 30 Jahren mehr als 4.000 Bauvorhaben im gesamten europäischen Raum erfolgreich abgewickelt.

Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Lösung, die langfristig die Grundsteine für ein einheitliches und dabei einfach zu bedienendes Projektmanagement und Projektcontrolling legen soll. Die Entscheidung fiel auf die PIM-Lösung von Newforma.