Fallstudien

EDR / Ingérop Deutschland

Lean-Management für E-Mails

EDR / Ingérop Deutschland

Warum Newforma Project Center

Newforma eliminiert jede Form der Zeitverschwendung

Die unabhängige Ingenieurgesellschaft EDR GmbH mit Stammsitz in München zählt bundesweit zu den führenden Unternehmen für Projektmanagementleistungen im Hochbau, Industriebau und in der Verkehrsinfrastruktur sowie für Planungsleistungen im Tunnelbau, Spezialtiefbau und Wasserbau. An den insgesamt vier Standorten München, Dresden, Stuttgart und Kempten beschäftigt die EDR GmbH rund 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Seit dem 1. Januar 2019 gehört das Unternehmen zur weltweit operierenden Ingérop Gruppe mit Hauptsitz in Frankreich.

LEAN: PROZESSE KONSEQUENT UNTERSUCHEN UND OPTIMIEREN

„Als innovativer Dienstleister für Projekt- und Lean-Management haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, auch firmenintern nach Lean-Prinzipien zu agieren, weshalb wir unsere Prozesse fortwährend untersuchen und konsequent optimieren“, erklärt Dipl.-Ing. (FH) Alexander Kammerl, einer der Geschäftsführer der EDR GmbH. Einen wichtigen Impuls gibt, so die Unternehmensphilosophie bei EDR, jede noch so kleine zeitliche Einsparung bei internen Prozessen. Insbesondere wenn diese Abläufe tagtäglich in großer Häufigkeit durchgeführt werden, kann dies in Summe bedeutend dazu beitragen, Ressourcen zu sparen.

STRUKTURIERTE ABLAGE VON E-MAILS – HOHER AUFWAND, GERINGE MOTIVATION

Eine Tätigkeit, die von jedem Mitarbeiter einen Teil seiner Arbeitszeit in Anspruch genommen hat, war die Ablage eingehender E-Mails. Laut Geschäftsführer Kammerl sind es im Hause EDR durchschnittlich rund 15 projektrelevante E-Mails pro Mitarbeiter und Tag, die für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Projektgeschehens abzulegen sind. Insgesamt summiert sich die Anzahl der abzulegenden Mails auf rd. 400.000 Mails pro Jahr. Das in der Vergangenheit bei EDR eingesetzte, datenbankbasierte Dokumentenmanagement-System erforderte von den Mitarbeitern stets ein individuelles Indexieren der E-Mails nach vordefinierten Kategorien und Katalogen. Der dafür erforderliche Zeitaufwand lag nach eigenen Angaben des Unternehmens bei ca. 30 Sekunden pro E-Mail bzw. 3.300 Stunden pro Jahr. Unabhängig von der demotivierenden Zeitverschwendung führte dieser Prozess auch zu Schwierigkeiten, wenn eine E-Mail nicht eindeutig zugeordnet werden konnte, weil sie beispielsweise einen Terminplan und gleichzeitig eine Kostenübersicht enthielt. Bei größeren Projekten, bei denen oft mehr als 50 E-Mails pro Tag eingehen und gleichzeitig eine Vielzahl an Besprechungen und Telefonaten zur Tagesordnung gehören, wurde die strukturierte Indexierung der E-Mails im System nicht immer von jedem Mitarbeiter konsequent ausgeführt. Die Folge: „Die Dokumentation war unvollständig und nicht alle projektbezogenen Informationen konnten wiedergefunden werden“, berichtet Geschäftsführer Kammerl.

INFORMATIONSMANAGEMENT MIT EPIMS

Um diesen Prozess grundlegend zu optimieren, suchte das Unternehmen nach einer IT-Lösung, die zum einen die durchschnittliche Zeit zur projektbezogenen Ablage einer eingehenden E-Mail um mehr als 50 % reduziert und gleichzeitig das Fundament für eine effiziente Projektdokumentation bildet. Diese hat die EDR GmbH jetzt in der nicht-invasiven Enterprise Project Information Management Solution (EPIMS) von Newforma gefunden. Ein weiterer Vorteil: Die Software greift im Gegensatz zu DMS-Systemen nicht in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur ein und bietet die Möglichkeit, durch ihre intelligente Indexierung der Projektdaten erforderliche Informationen und Dokumente schnell und sicher wieder aufzufinden.

„Die manuelle Indexierung eingehender E-Mails zum Projektgeschehen ist dank Newforma nicht mehr notwendig“, freut sich Geschäftsführer Alexander Kammerl. „Sobald E-Mails und Dokumente einmal einem Projekt zugeordnet sind, kann das System sämtliche, darin verankerte Informationen auf einfache Weise auffinden und abrufen. Newforma ist Lean Management für die E-Mail-Kommunikation und somit genau das, was wir bei der EDR GmbH gesucht haben“, so Kammerl.

ZEIT IST GELD – RIESIGE EINSPARUNGEN DANK NEWFORMA

Dauert die Ablage einer E-Mail nur noch zehn statt der ursprünglichen, für diese Tätigkeit ermittelten 30 Sekunden, so sind die Einsparungen im Unternehmen riesig. Die Geschäftsführung geht von mindestens 2.000 Stunden jährlich aus, was ein voller Erfolg für EDR ist. Alexander Kammerl: „Newforma ist in der Lage, jede Form der Zeitverschwendung im Umgang mit E-Mails nachhaltig zu minimieren.“

In sehr kurzer Zeit und mit nur geringem Schulungsaufwand war die neue EPIMS-Software von Newforma unternehmensweit eingeführt. Die EDR GmbH nutzt neben der Dokumentenverwaltung u.a. auch die Funktionalitäten Aufgabenverwaltung (Aktionselemente), Adressen und Serienbriefvorlagen, mit denen das Unternehmen eine Verbesserung der Prozessqualität im Bereich der Koordination und Kommunikation erzielen konnte.

SMARTE, FÜR DIE BAUBRANCHE PRÄDESTINIERTE LÖSUNG

Doch was macht Newforma für Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette des Bauens so besonders? „Newforma ist eine smarte Lösung für die Baubranche“, berichtet Kammerl, „denn Newforma ist, im Gegensatz zu DMS- und CRM-Systemen, projekt- und nicht kundenorientiert. Im gesamten Bauwesen werden Dokumente und Informationen immer Projekten zugeordnet. Genau dafür ist Newforma geschaffen“, so Alexander Kammerl abschließend.

Bei Großprojekten, wie dem Bau des City Tunnels in Leipzig, gehen täglich rund 50 E-Mails von Projektbeteiligten ein. Eine lückenlose Dokumentation aller projektbezogenen Informationen ist daher unerlässlich. Hier hilft die EPIMS-Software von Newforma. Die EDR GmbH blickt auf zahlreiche, erfolgreich abgewickelte Projekte im Infrastrukturbau, wie die Realisation der Westtangente Freising oder die Modernisierung des U-Bahnhofs Marienplatz, zurück. Lean Management wird bei allen Bau- und Projektmanagementleistungen des Unternehmens stets groß geschrieben.