HKS Aachen

Warum Newforma Project Center

Das Projekt-Informationsmanagement-System von Newforma hat neuen Schwung in die projektbezogene Arbeit bei hks |
architekten gebracht: Nicht nur das E-Mail-Programm läuft unmittelbar schneller, sondern die Informationen lassen sich nun auch
über ein rundum sicheres IT-System mit allen Partnern teilen. Die Lösung überzeugte rundum und löste umgehend sogar andere
Programme ab.

ZENTRALE ANLAUFSTELLE FÜR PROJEKTBEZOGENE INFORMATIONEN

Petra Kuckelmann, Partnerin bei der hks | architekten GmbH im Büro Aachen, suchte eine moderne IT-Lösung zur Entlastung des E-Mail-Programms Microsoft Outlook. Seit mehreren Jahren legen die Mitarbeiter des Büros gemeinsam mit ihre Projektpartnern aus weiteren Planungsbüros sowie den Bauherren ihre projektbezogenen E-Mails in dedizierten Projektpostfächern ab. Eine runde, sehr strukturierte Lösung für das Projektgeschäft. Für das E-Mail-Programm jedoch stets eine hohe Last, die es kaum zu stemmen in der Lage war. „Zeitweise dauerte es jeden Morgen mehrere Minuten, bis das Mailprogramm sich öffnete“, erinnert sich die Geschäftsführerin bei hks | architekten.

Auf einer Baufachmesse entdeckte Kuckelmann die Software von Newforma und war sogleich begeistert. Nachdem auch die Kollegen in Erfurt unter Federführung von Marco Schlothauer das System für die Organisation von Projektinformationen erfolgreich eingeführt hatten, entschied sich das Aachener Büro, zu dem auch die Außenstelle in Bonn zählt, 2019 ebenfalls für die Implementierung dieser neuen Software. „Heute gilt Newforma als zentrale Anlaufstelle für sämtliche, projektbezogene Daten“, freut sich Kuckelmann. „Wir möchten die Software nicht mehr missen.“

Da das Büro bereits seit mehr als zehn Jahren auf eine stets strukturierte Arbeitsweise zurückblickt, waren die Mitarbeiter sehr schnell mit dem neuen Arbeitsprozess mit Newforma vertraut. Die E-Mails wurden allesamt im neuen Projekt-Informationsmanagement-System (PIM) abgelegt und gleichzeitig wurden die Postfächer in Microsoft Outlook regelmäßig entleert und auf wenige, aktuelle Daten reduziert. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen. Outlook öffnete sich morgens wieder in wenigen Sekunden. Ein weiterer Vorteil: Durch die zentrale Ablage in Newforma waren stets sämtliche Informationen an einem Ort gebündelt. So hatten auch Mitarbeiter, die erst zu einem späteren Zeitpunkt in ein Projekt einstiegen oder eine Vertretung übernehmen mussten, immerzu schnell einen Rundum-Überblick über die aktuelle Maßnahme.

EINE IT-LÖSUNG FÜR DEN INFORMATIONSTRANSFER

Umfassend profitieren Petra Kuckelmann und ihre Kollegen auch vom Austausch gebündelter Datensätze zu spezifizierten Themen via Newforma. So können die Architekten, die sehr oft als Generalplaner tätig sind, beispielsweise Informationen zusammenfassen, die ein aktuelles Leistungsverzeichnis betreffen und dieses Bauherren oder beteiligten Fachplanern zum Download bereitstellen. „Diesen sehr umfassenden Informationsaustausch hat größtenteils die Software von Newforma übernommen“, erklärt Kuckelmann. „Zusätzliche IT-Systeme, die vergleichbare Funktionalitäten lediglich über eine Cloud oder einen Hosting-Service offerieren, sind nun nicht mehr nötig. Das ist selbstverständlich auch ein wichtiger Sicherheitsaspekt für unser Büro, denn die Daten innerhalb von Newforma sind auf unserem firmeneigenen Server und nicht irgendwo auf der Welt abgelegt“, fügt sie hinzu.

Aktuell arbeitet das Büro Aachen der hks | architekten GmbH an einem größeren Schulbauprojekt, das sich derzeit in der Vorplanungsphase befindet. Beteiligt sind ein weiteres Planungsbüro, mit dem hks | architekten eine ARGE bildet, sowie ein Fachplaner für den konstruktiven Ingenieurbau. Rund 15 Personen tauschen ihre Informationen regelmäßig über die PIM-Software von Newforma aus. Ein Erfolg nicht nur für Petra Kuckelmann und ihre Kollegen, sondern für das gesamte Projektteam.

SOFTWARE OHNE ABHÄNGIGKEITEN

Sehr geschätzt wird im Planungsbüro auch die Suchfunktion von Newforma. Da die sehr gezielte Suche nach speziellen Daten schnell und außerdem genau ist, lassen sich Informationen aus vergangenen Projekten in der Regel zügig auffinden und können auch dabei helfen, Schwierigkeiten zu vermeiden. „Nicht zuletzt gefällt uns gut, dass wir mit Newforma ein Programm haben, von dem wir in keinster Weise abhängig sind. Selbstverständlich legen wir sämtliche E-Mails jetzt unmittelbar im PIM-System ab. Müsste dieses allerdings plötzlich abgeschaltet werden, so wäre das auch kein Problem für unser Büro, denn die Informationen sind ja trotzdem noch allesamt auf dem Server vorhanden“, erklärt die Geschäftsführerin. „Genau das macht Newforma einzigartig.“

Zurzeit führt die hks | architekten GmbH außerdem die Apps für die Baustelle ein. So sollen künftig auch Bautagesberichte mit mobilen Lösungen vor Ort in die Software eingepflegt und diese Informationen anschließend von sämtlichen Projektpartnern genutzt werden können. Petra Kuckelmann und ihre Partner sind rundum überzeugt von der Software, die umso mehr Vorteile bringt, je näher am Projekt gearbeitet wird. Auf die PIM-Lösung möchte das Büro in Aachen und Bonn aus diesem Grund nicht mehr verzichten.

Die Software von Newforma zählt bei der hks | architekten GmbH in Aachen als Anlaufstelle für sämtliche, projektbezogene Daten.
Durch die gezielte Suche hilft Newforma dabei, Informationen zu früheren Bauaufgaben, wie beispielsweise beim kürzlich abgeschlossenen Wohnungsbauprojekt Lebensraum Eiswiese in Düren, stets zügig wieder aufzufinden.