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TTSP HWP sagt überquellenden Postfächern mit PIM-Lösung den Kampf an

Die in Frankfurt am Main ansässige TTSP HWP Planungsgesellschaft mbH ist geprägt durch eine integrierte Arbeitsweise als Generalplaner in enger Zusammenarbeit mit der Technik- und Tragwerksplanung. Dies bietet den Bauherren eine Gesamtplanung aus einer Hand. Das bedeutet, dass bei jeder Maßnahme mit den individuellen Projektpartnern ein neues Team entsteht, das im Zusammenspiel Architektur, Innendesign und Raumplanung miteinander integriert. Dabei hat die Projektleitung immerzu den Überblick über das gesamte Baugeschehen. Das Planungsbüro entwickelt vordergründig Bürogebäude und Rechenzentren und setzt dabei insbesondere auf eine innovative Haustechnik und Umweltfreundlichkeit. Für jedes Bauvorhaben konzipieren die nationalen und internationalen Experten bei der TTSP HWP Planungsgesellschaft individuell optimale Bauabläufe für eine nachhaltige und gleichzeitig wirtschaftliche Realisation eines Gebäudes.

Digitalisierung auf dem Vormarsch

Rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten durchschnittlich bei TTSP HWP in Frankfurt am Main. Zusätzlich zu den eigenen Kolleginnen und Kollegen werden bis zu 80 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von den weiteren Planungsdisziplinen in das Generalplanerteam integriert. Die Generalplanerprojekte variieren von einer Bausumme von fünf Millionen bis hin zu mehreren 100 Millionen Euro, je nach Art der individuellen Maßnahme. Mit Architekten, Ingenieuren und Innenarchitekten sowie Studierenden hat TTSP HWP eine Mannschaft aus unterschiedlichen Bereichen und Generationen am Start. Eines haben alle gemeinsam: Sie sind stets sehr offen für Neues, was die hessische Planungsgesellschaft zu einem sehr modern ausgerichteten und innovativen Unternehmen macht. Das bestätigt auch Barbara Dill, die den Bereich Building Information Modelling, kurz BIM, und alles rund um die Digitalisierung im Hause TTSP HWP federführend verantwortet.

Als Architektin und Softwareexpertin kennt sie sich auch sehr gut mit Change Management aus. So blickt sie auf eine erfolgreiche Einführung von Autodesk Revit bei TTSP HWP zurück. Die Folge einer Arbeit mit BIM-Modellen und außerdem eine Herausforderung der aktuellen Zeit sind überquellende E-Mail-Postfächer. „Jeder in unserem Büro erhält Tag für Tag zwischen 50 und 100 E-Mails“, erklärt Dill. „Dabei sind Newsletter und andere, nicht projektrelevante Inhalte nicht mitgezählt. All diese E-Mails sind von hoher Relevanz für unsere Projekte, weshalb die Postfächer einfach immerzu voll waren“, ergänzt sie.

Geräuschlose Einführung

In diesem speziellen Fall suchte die Architektin und IT-Expertin eine Lösung, die, im Gegensatz zur Revit-Einführung, nicht zusätzlich ein umfassendes Change-Management mit sich bringt. Denn dafür hatte das Büro mit allzeit vollen Auftragsbüchern – auch in der Coronakrise – überhaupt keine Zeit. Als sie 2019 auf der BIM-World München einen Vortrag über die Projekt-Informationsmanagement-Software (PIM) von Newforma gehört hatte, erinnerte sie sich an die Vorzüge der Lösung und die Möglichkeit, das System quasi komplett geräuschlos einzuführen.

„Mir war es wichtig, dass wir auch in der Phase der Softwareeinführung zu jeder Zeit arbeitsfähig sind“, berichtet die Expertin. „Das ist mit Newforma sehr gut gelungen“, freut sie sich.

Einfach weiterarbeiten - ohne Datenmigration.

Nach den ersten einführenden Schulungen im März 2020 arbeitete das gesamte Team des Büros genauso weiter wie bisher. Der einzige Unterschied bestand darin, dass die Mitarbeiter sämtliche E-Mails, die zu aktuellen Projekten gehören, fortan unter Newforma ablegten. Keine große Sache, die von allen Kolleginnen und Kollegen unmittelbar verstanden

und erfüllt wurde. Gleichzeitig begannen die Mitarbeiter, sämtliche neuen Projekte allesamt in Newforma abzulegen. „Das Schöne ist, dass es keinerlei Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit hat, wenn manche Mitarbeiter Newforma eben nicht nutzen, sondern wie gewohnt im Windows Explorer weiterarbeiten“, resümiert Barbara Dill. Ein absolutes Alleinstellungsmerkmal der Software, wie sie findet. Schließlich ist bei sämtlichen Dokumentenmanagement-Systemen mit im Hintergrund agierenden Datenbanken immerzu eine Datenmigration erforderlich. Nicht so bei Newforma, das sich alternativ auf die bestehende IT-Infrastruktur drauflegt.

Datensicherheit gewährleistet

Da Newforma eine hervorragende Suchfunktion mitbringt und sich auch so einfach wie Google bedienen lässt, war auch die Führungsriege bei TTSP HWP sehr schnell von der neuen IT-Lösung überzeugt. Ein weiterer Punkt, der für das Unternehmen eine sehr wichtige Rolle spielte, war das Thema Sicherheit. „Unsere Projekte drehen sich größtenteils um das Thema Rechenzentren“, erklärt Dill. „Aus diesem Grund setzen unsere Auftraggeber in der Regel voraus, dass die Projektdaten allesamt entweder in unserem eigenen Haus oder alternativ auf einem Server innerhalb von Europa abgelegt sein müssen“, führt sie weiter aus. Diese Sicherheit gewährleistet der Hersteller, obwohl er seine Wurzeln in den Vereinigten Staaten von Amerika hat.

Nachdem nach einem Jahr E-Mail-Ablage sowie auch das Suchen und Finden von Informationen durchgängig vom gesamten Team von TTSP HWP erfolgreich genutzt werden, hat das Frankfurter Büro nun in Schritt 2 den Datenaustausch via Info Exchange Server, vor allem für BIM-Modelle, mit Newforma eingeführt. Ziel ist eine sichere Projektkommunikation unmittelbar am Modell mit allen Partnern. Auch die Einführung der Adressdatenbank von Newforma steht in den Startlöchern. „Nach und nach sollen auch die weiteren Funktionalitäten von Newforma unsere digitale Arbeitsweise bereichern. Das Schöne dabei: Wir können weiterhin wie gewohnt weiterarbeiten, was wir sehr schätzen“ fasst Barbara Dill zusammen.