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Richtiges Informationsmanagement braucht keine Ordnung

02.03.2021

Von Rene Karras

Man stelle sich eine Bibliothek komplett ohne Ordnung, Sortierung und Abteilungen vor. Das komplette Chaos. Man müsste stundenlang in einem großen Durcheinander nach einem einzigen Buch suchen. Spezifische Passagen oder gar einzelne Sätze wären dabei fast unmöglich zu finden. Deshalb gibt es in Büchereien, sowie in den meisten anderen Orten, die eine exorbitante Menge an Informationen beherbergen, eine gewisse Ablagelogik nach der vorhandene Bücher bzw. Dokumente sortiert sind.  

Ein Klassiker ist das alphabetische Sortieren von Titeln. Auch die Einordnung in Kategorien, Genres, Autoren, Erscheinungsdaten oder Sprachen, ist ein gängiges Mittel um schnell ans Ziel zu kommen. Vorausgesetzt man weiß, wonach genau man sucht.

Diese Art der Ablage und Sortierung erfreut sich auch im digitalen Zeitalter extremer Beliebtheit. Ob auf dem persönlichen Rechner oder innerhalb großer Unternehmen, Ordnerstrukturen und Datenbanken, die Dokumente strikt und nach Logik einordnen sind das Rückgrat des allgemeinen Informationsmanagements. Und genau darin liegt das Problem. 


Eine analoge Herangehensweise 

Das rigide und manuelle Benennen, Markieren und Ablegen digitaler Dokumente in vordefinierte Ordnerstrukturen ist ein analoger, kein digitaler Prozess. Zwar handelt es sich bei einem PDF natürlich um eine Datei und nicht um ein Stück Papier, doch diese in einen Ordner zu befördern, der in gewisser Weise benannt und sortiert ist und sich darauf zu verlassen, dass die Logik für die nächste nachvollziehbar ist, kann nur als analoger Prozess verstanden werden. 

In anderen Worten: Wo liegt, prozesstechnisch gesehen, der Unterschied zwischen einem Aktenschrank in einem spezifischen Raum und einem Ordner auf einem spezifischen Server? Beides verlangt, dass eine Person, die ein Dokument ablegt, dies auch den Regeln entsprechend tut. Und beides verlangt, dass eine Person, die nach einem Dokument sucht, dieses auch in der richtigen Schublade bzw. dem richtigen Unterordner sucht und findet.  

Auch die Problematik beider Verfahren ist die gleiche: Was passiert wenn Personen schlampig einsortieren und ablegen? Was passiert, wenn Dokumente von Projekt A fälschlicherweise im Ordner von Projekt T landen. Ohne konkreten Anhaltspunkt müssen die Kollegen im Nachgang unzählige Ordner Schritt für Schritt und stundenlang durchkämmen auf der Suche nach dem richtigen Dokument. Manchmal auch vergebens.

Und genau vor diesem Hintergrund opfern Unternehmen teilweise hunderte, wenn nicht gar tausende, Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter für das Ablegen und darauf folgende Aufspüren falsch abgelegter Dokumente. Eine Bibliothek, die Bücher von "Goethe" unter "Schiller" ordnet, ist eine Bibliothek, die den Nutzer in die irre führt. 


Was digital wirklich bedeuten muss 

Nun stelle man sich die gleiche Bibliothek vor, immer noch chaotisch und ohne Sortierung, aber mit einem allwissenden Bibliothekar. Anstelle einer Hand voll Menschen die die gesamte Bibliothek in mühsamer Schwerstarbeit jahrelang sortieren und dabei immer fehlerfrei arbeiten müssen, gibt es einen Assistenten, der im Chaos immer und allumfassend den Überblick behält. 

Man fragt ein gewisses Buch an und schon bekommt man dieses gebracht. Selbst wenn der Titel des Buches unbekannt ist und man nur nach spezifischen Informationen zu einem Thema oder einer speziellen Passage sucht, bekommt man passende Titel, die genau diese abbilden. Natürlich alles, ohne selbst suchen zu müssen. Genau das ist Digitalisierung: Ein System, das Informationen richtig interpretiert und darunterliegende Prozesse automatisiert. Man will nicht selbst die halbe Bibliothek nach einem gewissen Absatz durchstöbern: man lässt das den digitalen Assistenten machen.  

Doch wie genau kann ein System das erreichen? Im Grund muss es dafür, ähnlich wie ein menschlicher Leser, Texte und enthaltene Informationen verstehen und interpretieren können. Wenn ein System, oder um bei der Metapher zu bleiben, der allwissende Bibliothekar, nicht nur den Dateinamen einer PDF, sondern deren gesamten Inhalt kennt, kann man diesen auch jederzeit nach genau diesen Inhalten fragen. Ähnlich wie einen Menschen der ein Buch bereits gelesen hat. Oder eben wie ein Bibliothekar, der jede Information genau kennt und weiß an welchem Ort, in welchem Buch, auf welcher Seite und in welchem Satz sich diese befindet. Zu jeder Zeit, 24 Stunden am Tag. Und ganz ohne den Zwang zur Ordnung.


Vorteil Automatisierung 

Die Vorteile eines wirklich digitalisierten und weitgehend automatisierten Prozesses sind dabei selbsterklärend: 

  • Sehr hohe Zeitersparnis: Eine strikte und manuelle Sortierung von Daten ist nicht zwingend notwendig. Selbiges gilt für umfangreiches, manuelles Suchen.
  • Deutlich verringertes Risiko: Das allwissende System „verliert“ nichts und spürt auch archivierte oder verlorene Dateien auf.
  • Bessere Anwenderfreundlichkeit: Unproduktive Aufgaben wie beispielsweise das Umsortieren von Dateien sind meist schlecht für die Arbeitsmoral von Mitarbeitern.


Sind EDM Systeme, Datenbanken und Ordnerstrukturen alternativlos? 

Unternehmen und Mitarbeiter sollten sich im Idealfall immer nur mit den Dingen beschäftigen, die sie richtig gerne und gut machen. Im Fall von Architektur- und Ingenieurbüros sind das Tätigkeiten wie Planen, Gestalten, Kollaborieren und Skizzieren. Stundenlanges Ablegen und Kategorisieren von Dateien gehören in den meisten Fällen nicht dazu. 

Und dennoch werden diese manuellen, zeitaufwendigen und ermüdenden Prozesse von vielen noch als alternativlos angesehen. Beim Dateimanagement gibt es entweder die klassische Ordnerstruktur, auf Servern oder mittlerweile in der Cloud, oder Datenbanken bzw. EDM Systeme, die ein noch rigideres Arbeiten verlangen, da diese gleich noch den ganzen Ablageprozess und die Struktur vorschreiben.  

Die automatisierte Alternative hierzu nennt sicht Projektinformationsmanagement, kurz PIM, und geht einen gänzlich anderen Weg: Das System scannt und indexiert jede Datei bis auf den letzten Buchstaben, speichert dessen Inhalte, und kann diese dem Nutzer zu jeder Zeit wiedergeben. Anstelle des manuellen Prozesses, der die Intelligenz des Menschen benötigt um Dateien „such- und interpretierbar“ zu machen, übernimmt das System diese Aufgabe. Und zwar egal an welchem Speicherort das zu Grunde liegende Dokument oder die entsprechende E-Mail liegt. Alte und archivierte Dateien sind dabei ebenso Teil des Suchumfangs, wie Dokumente und Emails, die jeden Tag neu hinzukommen.

Die moderne, digitale Bibliothek braucht praktisch keine Struktur und keine Ordnung um für die Nutzer den Anschein von Ordnung und Übersicht zu schaffen. Sie braucht nur den allwissenden Bibliothekar.