Projektinformationsmanagement, kurz PIM, ermöglicht Architektur- und Ingenieurbüros, Bauunternehmen und Bauherren das schnell und erfolgreiche Management aller von Projektdateien, -dokumente und
-emails, ohne dabei auf invasive, manuelle und rigide Prozesse zu setzen. Es zeichnet sich durch mehr Flexibilität, Automatisierung und Anwenderfreundlichkeit aus.
Dieser Blogpost erklärt, warum der einzigartige Ansatz von PIM die sinnvollste Alternative für Unternehmen der Bauindustrie ist um effizient und sicher den Überblick über alle digitalen Vorgänge zu behalten.
Vor PIM war das Chaos
Die fortschreitende Digitalisierung brachte in den frühen 2000er Jahren Zugang zu Funktionalitäten, die bis zu diesem Zeitpunkt undenkbar waren. Doch bedeutete das progressive Wachstum gleichzeitig auch stetig wachsende Datenmengen, womit die meisten Unternehmen schnell überfordert waren.
Um den Überblick zu behalten mussten Unternehmen vermehrt auf die Ausarbeitung komplexer Ordnerstrukturen innerhalb ihrer firmeneigenen Server setzen. Eine Art Katalogisierung anhand von Dokumentennamen und -typen in digitalen Ordnern und Aktenschränken, wie man sie bereits aus analogen Zeiten kannte.
Der Pflegeaufwand war riesig und Nachlässigkeiten bei der Ablage wurden umgehend bestraft: hat eine Mitarbeiterin schlampig ablegt, musste die Kollegin selbige Datei im schlimmsten Fall in einer Vielzahl an Ordnern und Unterordnern ausfindig machen. Ohne konkrete Anhaltspunkte, wo genau sich die gesuchte Information befinden könnte, ein massives Unterfangen.
Die Suchfunktionen damals vorhandener Systeme waren dabei meist keine richtige Hilfe, da sich deren Funktionsumfang auf die Identifizierung von Dateien anhand ihres Dateinamens oder der Metadaten noch bis heute beschränkt. Ein als 23429384.pdf benanntes Dokument, kann damit nicht erfolgreich lokalisiert werden.
Um genau diese Vorgänge zu vereinfachen, wurden sogenannte elektronische Dokumentenmanagement-Systeme, kurz EDMS, entwickelt. Zwar funktionieren diese als Verwaltungssysteme und Suchmaschinen ebenfalls nur, wenn Nutzer jede einzelne Datei gezielt und diszipliniert ablegen, sortieren, benennen, verknüpfen und markieren. Doch bringen diese sehr umfangreiche und "geführte" Prozessstrukturen mit sich: Die meisten EDM Systeme erlauben es den Nutzern schlichtweg nicht, Dokumente abzulegen, ohne dass dabei gewisse Kriterien erfüllt und Schritte unternommen wurden.
Dafür zahlen Unternehmen jedoch einen hohen Preis. Zum einen zerstören EDM Systeme vorhandene Prozesse oft, da sie ihre eigenen mitbringen. Zum anderen müssen Firmen, anders als bei simplen Ordnerstrukturen, Ihre Dateien in die Speichersysteme der Anbieter migrieren und damit Ihre kostbaren Projektinformationen an Dritte abgeben. Vom Aufwand einer umfassenden Datenmigration ganz zu schweigen.
Die Lösung: Projektinformationsmanagement
Da vorhandene Lösungen nicht zufriedenstellend waren wurde eine völlig neue Art des Dateimanagements erdacht: Projektinformationsmanagement oder PIM.
Ein System ständig pflegen zu müssen um den Überblick über wichtige Informationen zu behalten ist auf Dauer, vor allem bei ständig wachsender Datenmenge, nicht effizient. Wie also können Firmen weiter Ordnung halten?
Anstelle auf manuellen Arbeitsschritten basiert das Prinzip PIM weitgehend auf Automatisierung:
Sämtliche Projektdateien, egal wo sich diese befinden, werden automatisch gescannt und indexiert, bis auf den letzten Buchstaben. Das System erschafft damit eine Art Erinnerungsvermögen und kann jegliche in Dateien enthaltenen Information korrekt identifizieren, interpretieren und lokalisieren. Rigides Sortieren, Katalogisieren, Umbenennen und eine fehlerfreie Ablage sind nicht mehr von Nöten, denn das System weiß selbst, wo welche Datei liegt. In anderen Worten: es weiß welche Informationen sich wo befinden und kann den Nutzer genau darauf verweisen, meist mittels einfacher Keyword-Suche.
Dieser Vorgang funktioniert ganz ohne die Verschiebung von Dateien. Denn anstelle eines eigenen Projektraumes arbeiten PIM-Systeme mit den Umgebungen, in denen sich die Projektdaten ohnehin schon befinden. Ob auf firmeneigenen Servern oder in der Cloud: Projektinformationsmanagement-Systeme werden zu den Projektdateien gebracht, nicht andersherum. Damit sparen sich Unternehmen nicht nur monatelange, zum Scheitern verurteile, Migrationsprozesse, sondern behalten auch die volle Kontrolle über eine ihrer wertvollsten Ressourcen: Die eigenen Projektdaten.
Newforma als Pionier der PIM-Kategorie
Newforma Project Center ist seit über 15 Jahren die marktführende Enterprise PIM-Lösung, verwendet von über 1,200 Architektur- und Ingenieurbüros, sowie Bauunternehmen und Bauherren, weltweit. Mittlerweile zählt das System hunderttausende Nutzer auf allen Kontinenten und kam bei den prestigeträchtigsten Bauprojekten der Welt zum Einsatz, beispielsweise dem Bau des One World Trade Centers oder der Errichtung des weltberühmten Apple Campus.
User können Dateien in Sekunden finden, betrachten, verwalten und mit einer unbegrenzten Anzahl Dritter direkt von ihren eigenen Servern oder Cloud-Lösungen aus teilen. Sicher und mit nur wenigen Klicks. Zeitgleich integriert sich das System mit Lösungen wie Autodesk Revit, Microsoft Teams oder Sharepoint Online.
Der ursprüngliche Kern und Ansatz ist dabei immer gleich geblieben: Anstelle einer Ordnerstruktur, die meist nur dann funktioniert, wenn diese mit viel Zeitaufwand pflegt wird, oder eines invasiven, rigiden EDM Systems, das einem die Hoheit über die eigenen Projektdaten entreißt, lässt man das System für sich arbeiten. In der eigenen Projektumgebung, bei voller Kontrolle und mit maximaler Sicherheit.